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Conseils de tableau croisé dynamique

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Les tableaux croisés dynamiques sont un moteur de création de rapports intégré à Excel. Ils sont le meilleur outil d'Excel pour analyser les données sans formules . Vous pouvez créer un tableau croisé dynamique de base en une minute environ et commencer à explorer vos données de manière interactive. Vous trouverez ci-dessous plus de 20 conseils pour tirer le meilleur parti de cet outil flexible et puissant.

1. Vous pouvez créer un tableau croisé dynamique en une minute environ

Beaucoup de gens pensent que la création d'un tableau croisé dynamique est compliquée et prend du temps, mais ce n'est tout simplement pas vrai. Par rapport au temps qu'il vous faudrait pour créer manuellement un rapport équivalent, les tableaux croisés dynamiques sont incroyablement rapides. Si vous disposez de données source bien structurées, vous pouvez créer un tableau croisé dynamique en moins d'une minute. Commencez par sélectionner une cellule dans les données source:



Données brutes (ventes de chocolat), prêtes pour un tableau croisé dynamique
Exemple de données source



Ensuite, suivez ces quatre étapes:

  1. Sous l'onglet Insertion du ruban, cliquez sur le bouton Tableau croisé dynamique
  2. Dans la boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique, vérifiez les données et cliquez sur OK
  3. Faites glisser un champ «étiquette» dans la zone Étiquettes de ligne (par exemple, client)
  4. Faites glisser un champ numérique dans la zone Valeurs (par exemple, ventes)

Un tableau croisé dynamique Excel rapide montrant les ventes de chocolat
Un tableau croisé dynamique de base en 30 secondes environ



Le tableau croisé dynamique ci-dessus montre les ventes totales par produit, mais vous pouvez facilement réorganiser les champs pour afficher les ventes totales par région, par catégorie, par mois, etc. Regardez la vidéo ci-dessous pour une démonstration rapide:

Vidéo: Comment créer rapidement un tableau croisé dynamique

2. Nettoyez vos données sources

Pour minimiser les problèmes sur la route, assurez-vous que vos données sont en bon état. Les données sources ne doivent contenir ni lignes ni colonnes vides, ni sous-totaux. Chaque colonne doit avoir un nom unique (sur une seule ligne) et représenter un champ pour chaque ligne / enregistrement dans les données:



en utilisant ou dans une instruction if

Des données parfaites pour un tableau croisé dynamique!
Des données parfaites pour un tableau croisé dynamique!

Vous devrez peut-être parfois ajouter des données manquantes. Regardez cette vidéo pour obtenir des conseils:

Vidéo: Comment remplir rapidement les données manquantes

3. Comptez d'abord les données

Lorsque vous créez un tableau croisé dynamique pour la première fois, utilisez-le pour générer d'abord un comptage simple afin de vous assurer que le tableau croisé dynamique traite les données comme prévu. Pour ce faire, ajoutez simplement champ de texte en tant que champ Valeur. Vous verrez un très petit tableau croisé dynamique qui affiche le nombre total d'enregistrements, c'est-à-dire le nombre total de lignes dans vos données. Si ce nombre vous semble logique, vous êtes prêt à partir. Si le nombre n'a pas de sens pour vous, il est possible que le tableau croisé dynamique ne lise pas correctement les données ou que les données n'aient pas été définies correctement.

300 prénoms signifie que nous avons 300 employés. Vérifier.
300 prénoms signifie que nous avons 300 employés. Vérifier.

4. Planifiez avant de construire

Bien que ce soit très amusant de faire glisser des champs autour d'un tableau croisé dynamique et de regarder Excel produire une autre représentation inhabituelle des données, vous pouvez vous retrouver très facilement dans de nombreux terriers improductifs. Une heure plus tard, ce n'est plus si amusant. Avant de commencer à construire, notez ce que vous essayez de mesurer ou de comprendre, et esquissez quelques rapports simples sur un bloc-notes. Ces notes simples vous guideront à travers le grand nombre de choix dont vous disposez. Gardez les choses simples et concentrez-vous sur les questions auxquelles vous devez répondre.

5. Utilisez un tableau pour vos données afin de créer une «plage dynamique»

Si vous utilisez un tableau Excel pour les données sources de votre tableau croisé dynamique, vous obtenez un très bel avantage: votre plage de données devient «dynamique». Une plage dynamique agrandira et rétrécira automatiquement le tableau à mesure que vous ajoutez ou supprimez des données, vous n'aurez donc pas à vous soucier du fait que le tableau croisé dynamique manque les dernières données. Lorsque vous utilisez un tableau pour votre tableau croisé dynamique, le tableau croisé dynamique sera toujours synchronisé avec vos données.

Pour utiliser un tableau pour votre tableau croisé dynamique:

  1. Sélectionnez une cellule dans les données utilisez le raccourci clavier Ctrl-T pour créer un tableau
  2. Cliquez sur le bouton Récapituler avec le tableau croisé dynamique (Outils de table> Conception)
  3. Construisez votre tableau croisé dynamique normalement
  4. Profit: les données que vous ajoutez à votre tableau apparaîtront automatiquement dans votre tableau croisé dynamique lors de l'actualisation

Vidéo: Utilisez un tableau pour votre prochain tableau croisé dynamique

Créer un tableau simple à partir des données en utilisant (Ctrl-T)
Créer un tableau simple à partir des données en utilisant (Ctrl-T)

Maintenant que nous avons un tableau, nous pouvons utiliser Summarize avec PivotTable
Maintenant que nous avons un tableau, nous pouvons utiliser Summarize avec un tableau croisé dynamique

Vous avez encore besoin d'inspiration pour savoir pourquoi vous devriez apprendre les tableaux croisés dynamiques? Voir mon histoire personnelle .

6. Utilisez un tableau croisé dynamique pour compter les choses

Par défaut, un tableau croisé dynamique comptera tous les champs de texte. Cela peut être une fonctionnalité très pratique dans de nombreuses situations commerciales générales. Par exemple, supposons que vous ayez une liste d'employés et que vous souhaitiez obtenir un décompte par service? Pour obtenir une ventilation par département, procédez comme suit:

  1. Créer un tableau croisé dynamique normalement
  2. Ajouter le département en tant qu'étiquette de ligne
  3. Ajoutez le champ Nom de l'employé comme valeur
  4. Le tableau croisé dynamique affichera un nombre d'employés par département

Répartition des employés par département
Répartition des employés par département

7. Afficher les totaux en pourcentage

Dans de nombreux tableaux croisés dynamiques, vous souhaiterez afficher un pourcentage plutôt qu'un nombre. Par exemple, vous souhaitez peut-être afficher une ventilation des ventes par produit. Mais, plutôt que d'afficher les ventes totales pour chaque produit, vous souhaitez afficher les ventes en pourcentage des ventes totales. En supposant que vous avez un champ appelé Ventes dans vos données, procédez comme suit:

  1. Ajouter un produit au tableau croisé dynamique en tant qu'étiquette de ligne
  2. Ajouter des ventes au tableau croisé dynamique en tant que valeur
  3. Cliquez avec le bouton droit sur le champ Ventes et définissez «Afficher les valeurs sous» sur «% du total général»

Consultez le conseil ci-dessous 'Ajouter un champ plusieurs fois à un tableau croisé dynamique' pour savoir comment afficher les ventes totales et les ventes en pourcentage du total en même temps.

Modification de l'affichage de la valeur en% du total
Modification de l'affichage de la valeur en% du total

Somme des employés affichée en% du total
Somme des employés affichée en% du total

8. Utilisez un tableau croisé dynamique pour créer une liste de valeurs uniques

Étant donné que les tableaux croisés dynamiques résument les données, ils peuvent être utilisés pour rechercher des valeurs uniques dans un champ. C'est un bon moyen de voir rapidement toutes les valeurs qui apparaissent dans un champ et également de trouver des fautes de frappe et d'autres incohérences. Par exemple, supposons que vous disposiez de données sur les ventes et que vous souhaitiez voir une liste de tous les produits vendus. Pour créer une liste de produits:

  1. Créer un tableau croisé dynamique normalement
  2. Ajouter le produit en tant qu'étiquette de ligne
  3. Ajoutez tout autre champ de texte (catégorie, client, etc.) en tant que valeur
  4. Le tableau croisé dynamique affichera une liste de tous les produits qui apparaissent dans les données de vente

Chaque produit qui apparaît dans les données est répertorié (y compris une faute de frappe)
Chaque produit qui apparaît dans les données est répertorié (y compris une faute de frappe)

Formation vidéo sur le tableau croisé dynamique - rapide, propre et précis

9. Créer un tableau croisé dynamique autonome

Lorsque vous avez créé un tableau croisé dynamique à partir des données de la même feuille de calcul, vous pouvez supprimer les données si vous le souhaitez et le tableau croisé dynamique continuera à fonctionner normalement. En effet, un tableau croisé dynamique a un pivot cache qui contient une copie exacte des données utilisées pour créer le tableau croisé dynamique.

  1. Actualisez le tableau croisé dynamique pour vous assurer que le cache est à jour (Outils de tableau croisé dynamique> Actualiser)
  2. Supprimer la feuille de calcul qui contient les données
  3. Utilisez votre tableau croisé dynamique normalement

Vidéo: Comment créer un tableau croisé dynamique autonome

10. Grouper un tableau croisé dynamique manuellement

Bien que les tableaux croisés dynamiques regroupent automatiquement les données de plusieurs manières, vous pouvez également regrouper manuellement les éléments dans vos propres groupes personnalisés. Par exemple, supposons que vous ayez un tableau croisé dynamique qui montre une répartition des employés par service. Supposons que vous souhaitiez regrouper davantage les départements d'ingénierie, d'exécution et de support dans le groupe 1, et les ventes et marketing dans le groupe 2. Les groupes 1 et 2 n'apparaissent pas dans les données, ce sont vos propres groupes personnalisés. Pour regrouper le tableau croisé dynamique dans les groupes ad hoc, Groupe 1 et Groupe 2:

  1. Contrôle-cliquez pour sélectionner chaque élément du premier groupe
  2. Cliquez avec le bouton droit sur l'un des éléments et choisissez Groupe dans le menu
  3. Excel crée un nouveau groupe, «Group1»
  4. Sélectionnez Marketing et ventes dans la colonne B et regroupez comme ci-dessus
  5. Excel crée un autre groupe, «Group2»

Commencer à grouper manuellement
Commencer à grouper manuellement

À mi-chemin du regroupement manuel - le groupe 1 est terminé
À mi-chemin du regroupement manuel - le groupe 1 est terminé

Regroupement terminé manuellement
Regroupement terminé manuellement

11. Regrouper les données numériques en plages

L'une des fonctionnalités les plus intéressantes et les plus puissantes de chaque tableau croisé dynamique est la possibilité de regrouper des données numériques en plages ou en compartiments. Par exemple, supposons que vous ayez une liste de résultats de vote qui inclut l'âge des électeurs et que vous souhaitiez résumer les résultats par groupe d'âge:

  1. Créez votre tableau croisé dynamique normalement
  2. Ajouter l'âge comme étiquette de ligne, voter comme étiquette de colonne et le nom comme valeur
  3. Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle valeur dans le champ Âge et choisissez Groupe
  4. Entrez 10 comme intervalle dans la zone de saisie «Par:»
  5. Lorsque vous cliquez sur OK, les données de vote sont regroupées par âge dans des tranches de 10 ans

Vidéo: Comment regrouper un tableau croisé dynamique par tranche d'âge

Les données sources des résultats de vote
Les données sources des résultats de vote

Regroupement du champ d'âge en tranches de 10 ans
Regroupement du champ d'âge en tranches de 10 ans

Regroupement des résultats de vote par tranche d'âge
Regroupement des résultats de vote par tranche d'âge

12. Renommer les champs pour une meilleure lisibilité

Lorsque vous ajoutez des champs à un tableau croisé dynamique, le tableau croisé dynamique affiche le nom qui apparaît dans les données source. Les noms des champs de valeur apparaîtront avec «Somme de» ou «Nombre de» lorsqu'ils sont ajoutés à un tableau croisé dynamique. Par exemple, vous verrez Somme des ventes, Nombre de régions, etc. Cependant, vous pouvez simplement remplacer ce nom par le vôtre. Sélectionnez simplement la cellule contenant le champ que vous souhaitez renommer et saisissez un nouveau nom.

Renommer un champ en tapant sur le nom d'origine
Renommer un champ en tapant sur le nom d'origine

13. Ajoutez un espace aux noms de champ lorsque Excel se plaint

Lorsque vous essayez de renommer des champs, vous pouvez rencontrer un problème si vous essayez d'utiliser exactement le même nom de champ qui apparaît dans les données. Par exemple, supposons que vous ayez un champ appelé Ventes dans vos données source. En tant que champ de valeur, il apparaît comme Somme des ventes , mais (raisonnablement) tu veux qu'il dise Ventes . Toutefois, lorsque vous essayez d'utiliser Sales, Excel se plaint que le champ existe déjà et renvoie un message d'erreur «Le nom de champ de tableau croisé dynamique existe déjà».

Excel ne
Excel n'aime pas votre nouveau nom de champ

Pour contourner le problème, ajoutez simplement un espace à la fin de votre nouveau nom de champ. Vous ne pouvez pas voir de différence et Excel ne se plaindra pas.

L'ajout d'un espace au nom évite le problème
L'ajout d'un espace au nom évite le problème

14. Ajouter un champ plusieurs fois à un tableau croisé dynamique

Il existe de nombreuses situations dans lesquelles il est judicieux d'ajouter plusieurs fois le même champ à un tableau croisé dynamique. Cela peut sembler étrange, mais vous pouvez en effet ajouter le même champ à un tableau croisé dynamique plus d'une fois. Par exemple, supposons que vous ayez un tableau croisé dynamique qui montre le nombre d'employés par service.

Le décompte fonctionne bien, mais vous souhaitez également afficher le décompte sous forme de pourcentage du nombre total d'employés. Dans ce cas, la solution la plus simple consiste à ajouter le même champ deux fois en tant que champ Valeur:

  1. Ajoutez un champ de texte à la zone de valeur (par exemple, prénom, nom, etc.)
  2. Par défaut, vous obtiendrez un décompte pour les champs de texte
  3. Ajouter à nouveau le même champ à la zone Valeur
  4. Cliquez avec le bouton droit sur la deuxième instance et remplacez Afficher les valeurs en tant que par '% du total général'
  5. Renommez les deux champs comme vous le souhaitez

Définition d'un champ pour afficher le pourcentage du total
Définition d'un champ pour afficher le pourcentage du total

Le champ Nom a été ajouté deux fois
Le champ Nom a été ajouté deux fois

15. Formater automatiquement tous les champs de valeur

Chaque fois que vous ajoutez un champ numérique en tant que valeur dans un tableau croisé dynamique, vous devez définir le format numérique directement sur le champ. Vous pourriez être tenté de formater directement les valeurs que vous voyez dans le tableau croisé dynamique, mais ce n'est pas une bonne idée, car ce n'est pas fiable car le tableau croisé dynamique change. La définition du format directement sur le champ garantira que le champ est affiché en utilisant le format souhaité, quelle que soit la taille du tableau croisé dynamique.

Par exemple, supposons un tableau croisé dynamique qui montre une répartition des ventes par région. Lorsque vous ajoutez pour la première fois le champ Ventes au tableau croisé dynamique, il sera affiché au format numérique général, car il s'agit d'un champ numérique. Pour appliquer le format de numéro comptable au champ lui-même:

comment regrouper des feuilles de calcul dans Excel 2016
  1. Cliquez avec le bouton droit sur le champ Ventes et sélectionnez Paramètres du champ de valeur dans le menu
  2. Cliquez sur le bouton Format de nombre dans la boîte de dialogue des paramètres du champ Valeur qui apparaît
  3. Définissez le format sur Comptabilité et cliquez sur OK pour quitter

Définition du format directement sur un champ de valeur
Définition du format directement sur un champ de valeur

16. Explorez pour voir (ou extraire) les données derrière tout total

Chaque fois que vous voyez un total affiché dans un tableau croisé dynamique, vous pouvez facilement voir et extraire les données qui composent le total en «explorant vers le bas». Par exemple, supposons que vous regardez un tableau croisé dynamique qui montre le nombre d'employés par service. Vous pouvez voir qu'il y a 50 employés dans le département d'ingénierie, mais vous voulez voir les noms réels. Pour voir les 50 personnes qui composent ce nombre, double-cliquez directement sur le nombre 50 et Excel ajoutera une nouvelle feuille à votre classeur contenant les données exactes utilisées pour calculer 50 ingénieurs. Vous pouvez utiliser cette même approche pour afficher et extraire des données derrière les totaux partout où vous les voyez dans un tableau croisé dynamique.

Double-cliquez sur un total pour
Double-cliquez sur un total pour 'explorer en avant'

Les 50 ingénieurs, extraits automatiquement dans une nouvelle feuille
Les 50 ingénieurs, extraits automatiquement dans une nouvelle feuille

17. Clonez vos tableaux croisés dynamiques lorsque vous avez besoin d'une autre vue

Une fois que vous avez configuré un tableau croisé dynamique, vous souhaiterez peut-être afficher une vue différente des mêmes données. Vous pouvez bien sûr simplement réorganiser votre tableau croisé dynamique existant pour créer la nouvelle vue. Mais si vous créez un rapport que vous prévoyez d'utiliser et de mettre à jour régulièrement, la chose la plus simple à faire est de cloner un tableau croisé dynamique existant, de sorte que les deux vues des données soient toujours disponibles.

Il existe deux méthodes simples pour cloner un tableau croisé dynamique. La première consiste à dupliquer la feuille de calcul qui contient le tableau croisé dynamique. Si vous avez un tableau croisé dynamique configuré dans une feuille de calcul avec un titre, etc., vous pouvez simplement cliquer avec le bouton droit sur l'onglet de la feuille de calcul pour copier la feuille de calcul dans le même classeur. Une autre façon de cloner un tableau croisé dynamique consiste à copier le tableau croisé dynamique et à le coller ailleurs. En utilisant ces approches, vous pouvez faire autant de copies que vous le souhaitez.

Lorsque vous clonez un tableau croisé dynamique de cette façon, les deux tableaux croisés dynamiques partagent le même pivot cache . Cela signifie que lorsque vous actualisez l'un des clones (ou l'original), tous les tableaux croisés dynamiques associés seront actualisés.

Vidéo: Comment cloner un tableau croisé dynamique

18. Annuler la clonage d'un tableau croisé dynamique pour actualiser indépendamment

Après avoir cloné un tableau croisé dynamique, vous pouvez vous retrouver dans une situation où vous ne voulez vraiment pas que le clone soit lié au même cache pivot que l'original. Un exemple courant est une fois que vous avez groupé un champ de date dans un tableau croisé dynamique, actualisez et découvrez que vous avez également groupé accidentellement le même champ de date dans un autre tableau croisé dynamique que vous n'aviez pas l'intention de modifier. Lorsque les tableaux croisés dynamiques partagent le même cache pivot, ils partagent également le regroupement de champs.

Voici une façon de dé cloner un tableau croisé dynamique, c'est-à-dire de le dissocier du cache pivot qu'il partage avec d'autres tableaux croisés dynamiques dans la même feuille de calcul:

  1. Couper la totalité du tableau croisé dynamique dans le presse-papiers
  2. Collez le tableau croisé dynamique dans un tout nouveau classeur
  3. Actualiser le tableau croisé dynamique
  4. Copiez-le à nouveau dans le presse-papiers
  5. Collez-le dans le classeur d'origine
  6. Supprimer le classeur temporaire

Votre tableau croisé dynamique utilisera désormais son propre cache pivot et ne s'actualisera pas avec les autres tableaux croisés dynamiques du classeur, ni ne partagera le même regroupement de champs.

19. Débarrassez-vous des titres inutiles

La disposition par défaut des nouveaux tableaux croisés dynamiques est la disposition compacte. Cette mise en page affichera «Étiquettes de ligne» et «Étiquettes de colonne» comme en-têtes dans le tableau croisé dynamique. Ce ne sont pas les en-têtes les plus intuitifs, en particulier pour les personnes qui n'utilisent pas souvent les tableaux croisés dynamiques. Un moyen simple de se débarrasser de ces en-têtes impairs consiste à faire passer la disposition du tableau croisé dynamique de Compact à Contour ou Tabulaire. Cela amènera le tableau croisé dynamique à afficher les noms de champ réels sous forme d'en-têtes dans le tableau croisé dynamique, ce qui est beaucoup plus judicieux. Pour supprimer complètement ces étiquettes, recherchez un bouton appelé En-têtes de champ dans l'onglet Analyser du ruban Outils de tableau croisé dynamique. Cliquer sur ce bouton désactivera complètement les titres.

Notez les en-têtes de champ inutiles et déroutants
Notez les en-têtes de champ inutiles et déroutants

Basculer la mise en page de Compact à Outline
Basculer la mise en page de Compact à Outline

Les en-têtes de champ dans la mise en page Outline sont beaucoup plus judicieux
Les en-têtes de champ dans la mise en page Outline sont beaucoup plus judicieux

20. Ajoutez un petit espace blanc autour de vos tableaux croisés dynamiques

Ceci est juste un conseil de conception simple. Tous les bons designers savent qu'un design agréable nécessite un peu d'espace blanc. L'espace blanc signifie simplement un espace vide mis de côté pour donner à la disposition une marge de manœuvre. Après avoir créé un tableau croisé dynamique, insérez une colonne supplémentaire à gauche et une ou deux lignes supplémentaires en haut. Cela donnera à votre tableau croisé dynamique une certaine marge de manœuvre et créera une mise en page plus esthétique. Dans la plupart des cas, je vous recommande également de désactiver le quadrillage sur la feuille de calcul. Le tableau croisé dynamique lui-même présentera une grille visuelle forte, de sorte que les lignes de grille en dehors du tableau croisé dynamique sont inutiles et créeront simplement un bruit visuel.

Ajouter un petit espace blanc autour des tableaux croisés dynamiques
Un petit espace blanc donne à vos tableaux croisés dynamiques un aspect plus soigné

Inspiration: 5 tableaux croisés dynamiques que vous n'avez jamais vus .

21. Suppression des totaux généraux des lignes et des colonnes

Par défaut, les tableaux croisés dynamiques affichent les totaux pour les lignes et les colonnes, mais vous pouvez facilement désactiver l'un de ces totaux ou les deux si vous ne le souhaitez pas. Dans l'onglet Tableau croisé dynamique du ruban, cliquez simplement sur le bouton Totaux et choisissez les options souhaitées.

Activer et désactiver les totaux généraux
Vous pouvez supprimer les totaux généraux pour les lignes et les colonnes

22. Formater les cellules vides

Si vous disposez d'un tableau croisé dynamique contenant de nombreuses cellules vides, vous pouvez contrôler le caractère affiché dans chaque cellule vide. Par défaut, les cellules vides n'afficheront rien du tout. Pour définir votre propre caractère, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le tableau croisé dynamique et sélectionnez les options du tableau croisé dynamique. Ensuite, assurez-vous que «Vider les cellules comme:» est coché et entrez le caractère que vous voulez voir. Gardez à l'esprit que ce paramètre respecte le format numérique appliqué. Par exemple. si vous utilisez le format de numéro comptable pour un champ de valeur numérique et que vous entrez un zéro, vous verrez un tiret «-» affiché dans le tableau croisé dynamique, car c'est ainsi que les valeurs nulles sont affichées avec le format comptable.

Le tableau croisé dynamique affiche les cellules vides comme 0 (zéro) avec le format comptable
Cellules vides définies pour afficher 0 (zéro) et le format des nombres comptables vous donne des tirets

23. Désactivez la fonction AutoFit si nécessaire

Par défaut, lorsque vous actualisez un tableau croisé dynamique, les colonnes contenant des données sont ajustées automatiquement pour s'adapter au mieux aux données. Normalement, c'est une bonne chose, mais cela peut vous rendre fou si vous avez d'autres éléments sur la feuille de calcul avec le tableau croisé dynamique, ou si vous avez soigneusement ajusté manuellement les largeurs de colonne et ne voulez pas qu'elles soient modifiées. Pour désactiver cette fonctionnalité, cliquez avec le bouton droit à l'intérieur du tableau croisé dynamique et choisissez Options de tableau croisé dynamique. Dans le premier onglet des options (ou l'onglet de mise en page sur un Mac), décochez «Ajuster automatiquement les largeurs de colonne lors de la mise à jour».

Option d'ajustement automatique de colonne de tableau croisé dynamique pour Windows
Option d'ajustement automatique de colonne de tableau croisé dynamique pour Windows

Option d'ajustement automatique de colonne de tableau croisé dynamique pour Mac
Option d'ajustement automatique de colonne de tableau croisé dynamique pour Mac

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Auteur Dave Bruns


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